Identificación de requisitos legales y evaluación de cumplimiento legal

La clave de los requisitos legales en un sistema de gestión ambiental y de seguridad y salud ocupacional

La legislación aplicable a una organización determina los mandatos legales que establece el sistema legal del país, para el desarrollo de las actividades que puedan afectar el interés público.

Estos fijan obligaciones, qué hacer o qué no hacer, pero también establecen responsabilidades, por eso es muy importante hacer una buena identificación de los mismos.

Los requisitos legales que debe identificar la organización son los que le aplica  a sus aspectos ambientales a sus peligros, sus riesgos para la seguridad y salud en el trabajo y su sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo. No se debe identificar menos por omisión de requisitos aplicables o más que no sean aplicables a la organización, debido a que en el primer caso puede incurrir en costos o sanciones por incumplimientos o en el segundo caso le implicaría costos innecesarios que no debería asumir.

El procedimiento de identificación de requisitos legales para ISO 14001 e ISO 45001 comprende la identificación, sistematización, actualización, ejecución, manejo de documentos, la forma de darles cumplimiento y el seguimiento al mismo.

Los requisitos legales se organizan a través de matrices, cuya finalidad es sistematizarlos y facilitar su acceso. Sin embargo, se debe indicar que no se cuenta con un formato único para este fin. Pero éstos deben permitir identificar el requisito legal, la obligación o el mandato, que debe ser cumplido para la ejecución de cada actividad específica.

Los requisitos legales determinan:

a) Requisitos de desempeño o lineamientos de control operativo que será necesario cumplir.

b) Reportes a las autoridades ante contingencias o eventos inesperados o de carácter periódico, al comienzo o cese de actividades, entre otros.

c) Autorizaciones, permisos y licencias, como una condición previa al desarrollo de determinadas actividades.

d) Manejo de registros externos e internos o incluso la contratación de ciertos servicios a cargo de entidades inscritas en registros que manejan las autoridades.

Por esta razón, cuando realice la elaboración y actualización de los requisitos legales de medio ambiente y de seguridad y salud ocupacional, la matriz o el formato donde realice la identificación de los requisitos legales deberá describir cada requisito legal, artículo por artículo, y no solo un listado de normas o indicación de los capítulos o referencia de forma general. Esto le permitirá realizar una evaluación de cumplimiento eficaz a la vez que le facilita el seguimiento diario al cumplimiento de cada requisito legal de carácter obligatorio.

Este proceso también debe ser capaz de identificar a la normativa derogada y a la normativa que  es modificada de forma parcial. Hay que estar muy atentos porque esto es una tarea permanente y deberá estar informado oportunamente.

La constitución política establece en el artículo N° 109 La Ley es obligatoria desde el día siguiente de su publicación en el Diario Oficial, salvo disposición contraria de la misma ley.  Este es el fundamento de la obligatoriedad de conocer toda modificación de la legislación aplicable. Por ello, la forma como lo actualizo, cuáles son mis fuentes y la confiabilidad de dichas fuentes se convierten en elementos claves de este proceso. También es clave identificar cuál es la fuente oficial para concretar la fase de Identificación de requisitos legales de manera exitosa.

Una buena identificación de requisitos legales le permitirá a su organización hacer una evaluación del cumplimiento de los requisitos legales de forma íntegra y transparente, y le permitirá determinar el grado de cumplimiento de las normativas obligatorias sectoriales y transectoriales relacionadas a sus actividades. De lo contrario, cuando realice la evaluación de cumplimiento legal los evaluadores utilizaran su experiencia, una metodología propia, algo general lo cual es un riesgo muy alto. Además, que no le permitirá a la organización identificar en el día a día cómo se encuentra en el cumplimiento del mismo.

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